用 Gmail 作 GTD:GTDGmail

好久,好久,沒有寫GTD相關的東西了…….

43 Folders看到的:GMail + GTD = GTDGmail

GTDGmail 是一個 Firefox的extension,主要是用Gmail這個服務的一些特色,來作為GTD的一個實踐輔助軟體。

這個 extension 利用了 GMail 的一些特色,包括 label(標籤),coversation(會話群組)等來快速把GTD需要的功能給實作出來。當然, GMail本身就可以作為一個很好的Inbox collector,尤其是當你很倚賴Email時。再說,Gmail的大容量和內建的搜尋功能也都很適合GTD,信件夾檔則可以用來存放其他類型的資料和文件。這樣子想一想,似乎還比我現有的solution來的方便和簡單。

以下呢,是我試用 1.11版的小教學,有興趣的人可以一起玩玩看。

先下載 GTDGmail 這個 extension,安裝完後重新啟動 firefox,會跳出一個歡迎畫面:

GTDGmail evaluation

然後登入你想用來作GTD的Gmail,會發現左邊出現一個第一次安裝的提示區塊:

GTDGmail evaluation

而且主畫面區在每個會話群組後也多了一個小小的「GTD」符號,最下面也多了一個「 Print Hipster PDA Cards [GTD]」的按鈕。

GTDGmail evaluation

點一下前面提到的那個安裝提示區塊,會跳到 label(標籤) 的設定區,為了省事,可以直接點那些連結自動產生對應的Label。

GTDGmail evaluation

再來,是設定 Filter(篩選器)。

建立兩個主要的 filter,如下所示:

GTDGmail evaluation

完整的安裝方式也可以參考Installation Guide

接下來,來試試看實際使用的流程吧:

新增 task:
到撰寫郵件,會發現多出三個連結: Send Email,Send Myself a Task,跟 Send Myself a Reference,幹嘛的應該很清楚了。

GTDGmail evaluation

點一下 Send Myself a Task 吧。
然後輸入一下要做的事

GTDGmail evaluation

寄出後應該就在收件匣裡看到剛才產生的task,而且套上了 S:Action的標籤。

點進去後,就可以輕易地依據工作的完成狀態//進度來新增/刪除不同的 tag,然後下一步行動(Next Action, NA)則可以用回覆該封mail的方式來進行。

GTDGmail evaluation

再回到收件匣,右上那一排 GTD Review 可以快速地列出符合tag 的mail(task),非常適合作為 review。

GTDGmail evaluation

我簡單地玩了一下,其實功能蠻簡單的,不過GTD的規則本來就不複雜,難的是把這規則真正落實在日常生活的實踐。GTDGmail對我而言最吸引人的部份,就是可以方便地在task/NA/ref中夾帶檔案(因為email可以夾檔嘛),在處理上不用再額外到電腦硬碟裡找對應的檔案。這一點是我目前以PDA作為主要GTD實踐平台上,所遠遠不能及的。

未來的版本會再有什麼改進,我不是很確定,不過我現在確定的是,如果沒有了網路,這一切就沒啦。所以…..我還是先暫時在我的PDA上落實GTD就好,這GTDGmail嘛,還是先試著玩玩就好。等到某天3G非常普及,我用的PDA又可以輕易地無線上網(不管是用 802.11 還是 GPRS/3G),到時再透過PDA的browser,連上Gmail,搭配這個extension來實作GTD(唔….好像有點疊床架屋啊…..)