用萬用手冊作GTD

身為一個菜鳥上班族,用著公司制式化標準的電腦 (聽同事說連 Firefox 都不能灌),看著電腦裡的 Outlook 發呆,想著要怎麼用裡頭的行事曆和待辦事項來做 GTD。這跟我平常慣用的 Palm PDA + Bonsai + Becky 完全不同,此外再加上公司有著一定程度的資訊管制,像USB啦、照相機啦等等,為了避免風波,以及避免上班時候的工作事項滲透到我下班後的行事曆及生活,我決定在上班時改用另外一套GTD工具。

基於GTD的核心是一套作業流程及處理事務的思維,它並不限制要用什麼工具,甚至連傳統的A4紙或是小紙片都可以拿來玩。我想了想,決定把PDA藏起來,改用市面上常見的萬用手冊來實作上班時間的 GTD。

我看了一下一些關於萬用手冊的討論,蠻多人都推聖經本的尺寸(95x171mm),不過由於我自己只打算把這萬用手冊在上班時間使用,因此想要使用大一點的尺寸,這樣在作會議紀錄或是 Mindmap 的時候會比較方便。比較之後,我選了 A5 尺寸的記事本,攤開後正好一張A4大小,方便我在上面塗塗寫寫。

萬用手冊內頁

接下來是內頁的種類,我只選了三種內頁放進記事本中:行事曆、待辦事項、以及空白頁/會議紀錄頁。行事曆對應到原來PDA 上頭的 DateBk5,用來管理定好時間的約會事項;待辦事項則當作 Todo來用,只是沒辦法像PDA裡的 DateBk5 一樣整合在一起,必須我自己常常去check 兩者之間是否有連動關係。而空白頁則拿來充當 Bonsai 的角色,主要是拿來當作 Project 的規劃,以及會議的紀錄。由於紙本不像PDA一樣可以很方便地任意插入 Next Action,所以我改使用像 Mindmap 的方式,比較容易在已經想好的事項中間或是後面增加新想到的idea 或是 Next Action。最後是一些臨時的 Inbox,我用便利貼 Post-It 來實作,先快速地記在便利貼上,然後找時間抄錄進手冊中對應的頁面或是位置,再將便利貼丟棄。這丟棄的動作每每讓我想到又有一件事進了我的 close loop,想到就蠻開心的。

至於電腦裡的目錄/檔案管理,以及信件的管理則是和原來的做法大同小異,只是把 Becky 換成 Outlook….

跟原來的作法比較,其實用紙本缺點還蠻多的。 除了前面提過的行事曆和待辦事項無法整合之外,也沒有自動提醒或是 Repeat Item 的功能,例如每週週會就要自己抄錄在每週固定的日期時段上;待辦事項的欄位大小有限,對於一些補充資料的話需要後面的空白頁來補充說明,不像PDA有 Note 欄位輕鬆搞定;Project 的規劃雖然有一整頁的空白紙可以發揮,而且就會議紀錄或是BrainStorm 而言用紙筆比較快速且自由,但是一旦計劃的 Next Action 有所變動或是補充,要嘛就是塗改的亂七八糟,要嘛就是換頁重新抄一次,麻煩多了。還有像通訊錄等補助資料用紙本也非常沒有效率。

由於我用紙本GTD主要是上班時使用,下班就切換成原來習慣的 PDA 平台,所以其實資料的「同步」還不算是什麼大問題,只有少數的事項是「上班時想到下班該去做的」,這些事項只好另外抄錄,等下班後再輸入PDA中。

此外,內頁的使用消耗還蠻快的,不到一個月的時間我已經用掉62 頁,這樣子下去很快我就得再買新的內頁來用。不過目前所使用的內頁採用的是一般市面上買得到的標準版本,之後我想在D*I*Y Planner找一些有趣的、或是更符合我作業模式的內頁來用,有心得再跟各位分享。

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