宴客相關的細節

作過科學研究的人都知道,研究進度跟成果發表在期刊/會議上這兩件事,往往間隔了半年左右。
我的論文才發表到宴客,人卻已經從畢業旅行回來了,帶了曬黑的身體和1800張 / 10.3GB尚未整理的照片回來。

所以,畢業旅行的部份再等一下吧,反正照片和影片的處理還需要好長一段時間….

飯店 (by PipperL)

7.3 桌數的估計
關於桌上的估計,可以參考一下VW上的《如何估算桌數 》:

計算喜宴桌數是新人最頭痛的一件事,訂多了浪費,訂少了客人沒地方坐,又非常失禮。一般來說,新人可以依照放出的喜帖打八到八點五折來計算,比如說發了三百張,到場的賀客大約就是二百四十人到二百五十五人左右。

不過如果新人的朋友都是以團体計算,比如說唸書時曾經是某社團成員,或是教友之類的,因為有團体力量及感情,賀客出席率會比較高,可以打九折計算。而如果放的帖子都是小學同學啦,以前的同事啦,或是很久不連絡的,大概就要打到七折了。

如果要更謹慎一點,最好在宴客前一週打電話給來賓,邀請並確認對方是單獨前往或閣家光臨,不但可以確實掌握來賓人數,還可以順便聯絡感情,真是一舉兩得!

以新人雙方的朋友、同學、同事人數來估算新竹場次的桌數,約需要(概略估計版本):

嗶~

如此一來約需 20 ~ 25 桌之間。

7.4 喜帖印製與發放
由於新竹場次的賓客較為年輕,因此在喜帖的設計上可以採取較為活潑的形式,由新人設計喜帖,相關的資訊可以參考 5.5節。

7.5 喜餅發放
新竹場次的賓客有女方也有男方,因此喜餅的發放將會是一件重要的事項之一。建議事先規劃好相關的發放程序,避免當日的混亂局面。建議找大學同學擔任發放的負責人。

7.6 節目的規劃
新竹場次補請,節目的規劃除了入場、致詞、二次進場敬酒、送客之外,目前並無規劃其他特別的活動。就過去參加婚宴的印象,常見的活動有:

  • 請賓客寫祝福卡,然後抽獎送小禮並宣讀祝福。由於大家寫的都差不多,「問卷回收率」也有限,因此並不太建議採取此活動。
  • 請好友上台致上祝福。例如[嗶–]的婚宴找大學同學/室友上台獻上祝福。
  • 小遊戲。請被抽到的賓客上台玩小遊戲,然後送小禮。然而一樣要掌控好氣氛的控制,以免冷場。
  • 拋捧花。新娘背對未婚的親友同學,拋出捧花。這是傳統的祝福活動之一。
  • 切蛋糕、香檳塔、點蠟燭。這個也是傳統的婚宴活動之一。
  • 新郎新娘情歌對唱。不過這個要歌喉好才行,不然反而會變成笑點。
  • MV觀賞。新郎新娘(或及好友)可以事先錄製祝福性或是具有故事性的MV,然後作為一活動邀請全場觀看。

在活動的規劃上,要注意以盡量不打斷上菜或是賓客用餐為最高原則。如何在用餐品質與活動進行之間作一取捨,這就是活動規劃時的技巧。此外,活動的進行還要考慮到新娘要換造型、禮服的時間。

若需要有簡單的節目,那麼婚宴主持人也是必要的角色。飯店的宴客通常會提供一名主持人作簡單的活動帶領,如進場、致詞、敬酒等。但如果要有更多其他的活動,可能就需要另外找好友來當主持人了。

7.7 婚禮攝影和新娘秘書
由於新竹場次為補請性質,且在流程上並無重要的儀式活動,在因此在紀錄上可能較不需要錄音的部份,建議依需求找婚禮攝影即可。

新竹場次雖然為補請,但宴客的規模可能是三個場次中最大的。建議新娘準備三套的晚禮服作搭配,並視需求和預算請一個新秘。新秘的資訊可以參考5.12《婚禮攝影、錄影、新娘秘書》。

7.8 婚禮小物/送客禮
婚禮小物是在宴客時放在桌上、會場佈置、或是於送客時發送給賓客的小物品。有的新娘會在婚禮前採買材料,手工製作這些婚禮小物,但是耗時耗心耗力,對賓客而言,婚禮小物的印象卻有限。根據當年當事人之一大笨魚的說法,並不建議花太多心思在這上面。

飯店也通常會準備基本的婚禮小物,例如禮金桌上的謝卡籃、簽名筆,宴席桌上的小熊、金莎,或是送客時的喜糖、巧克力、喜糖籃等。到時可以需求採買或是自行製作必要的婚禮小物。
在自行準備/設計的婚禮小物方面,比較有意思的有:

註:照片因版權關係,故不放上。有興趣的朋友請愛用 Google

  • 探房禮/好友禮:蛋糕蠟燭
  • iMemo 
  • 愛心書籤                               
  • 愛心鑰匙開瓶器
  • 喜糖包裝(家有喜事網)
  • 祝福快嫁禮盒(家有喜事網)
  • 謝卡套                                
  • 謝卡籃

            

相關的網路資源則有:

7.9 會場佈置
一般而言,如果不請婚禮佈置的話,其實在大飯店飯宴客都會有基本的會場佈置。除非對於會場佈置有更進一步的要求,否則在婚宴前兵荒馬亂的時刻,並不建議再花心思去做會場佈置的工作。

如果對於飯店所提供的會場佈置覺得太過陽春 (例如氣球太少之類的),可以稍加預算給飯店,由他們連絡會場佈置的廠商作較豪華的佈置。

7.10 婚禮上的音樂/影片
音樂和影片(MV)的部份,可以參考6.7.4 婚禮上的音樂/影片的部份。並依需求直接使用結婚時的音樂/影片,或是剪輯新的版本,加入訂婚/結婚的現場照片。

7.11 小結
補請完後,整個婚禮的忙碌應該就告一段落,接下來就是度蜜月,讓新人好好休息一下的部份了。要注意的是,目前補請還是傾向在蜜月之前,也就是訂婚 – 結婚 – 補請 – 蜜月這樣子的順序。但是由於補請的日子比較有可能變動(依飯店而定),因此也必須考量先蜜月回來才補請的可能性。只是這樣一來蜜月玩得開開心心回來還要面對補請諸多事情的準備,在蜜月時也可能沒辦法全心享受蜜月。因此還是建議先補請完之後再去度蜜月。

實作心得:

要控制出席宴客的人數,最好的方式還是在婚宴的前一週親自打一次電話確認人數,並且提醒賓客要記得出席,否則「忘記了」或是本來要出席的但是卻臨時只有禮金到的現象,就比較容易出現。

在估算桌數時除了用全部人數除以 10 之外,也可以用各團體 (例如同事桌/同學桌)來估算。一般而言,同一群人坐一桌會比較自在,如果能保持桌數的整數 (例如 38~42 人湊四桌)這樣子在決定邀請賓客和桌牌分配時也會比較方便。

自製喜帖和婚禮佈置、婚禮小物等,都算是「較不具經濟效益的加分題」,這對於整個婚宴的順利進行與否並不會有太大的影響,可以提升的則是賓客對這場婚宴的印象。然而困難的是,由於賓客的背景、關係、年紀分佈頗廣,要設計一個讓所有賓客印象深刻的喜帖、佈置、或是婚禮小物並不是很容易。有的人可能對某些婚禮小物評價很高,有的人卻可能完全沒注意到新人的巧思。由於這個部份,將會在婚宴籌備的期間消耗掉新人(通常是新娘)大量的心力,因此建議在資源(時間、經費)有限的情況下,量力而為,優先利用現成的資源、如飯店、婚紗或喜餅業者所提供的解決方案。

在婚宴活動設計方面,請千萬注意到實際活動時間上的規劃與控制。由於新娘換禮服需要時間,要在10~12道菜的時間 / 約2~ 2.5個小時內塞進新人吃第一道菜、換敬酒禮服,第二次進場、香檳塔或切蛋糕活動,新人準備的額外小活動、丟捧花、逐桌敬酒、被玩、換送客禮服、送客等活動,實際上活動將會非常的匆促和緊湊。再加上「來賓致詞」說話的時間難以控制,所以請千萬不要在「新人準備的額外小活動」裡放進太多的活動,實作經驗裡大概1個活動 (5~10min)就足夠了。

婚宴的前一夜,可以與當天的主要工作人員開個會,先re 一下流程,每個人的工作不一樣,而在婚宴進行時又有兩個以上的場所 (例如婚宴場地、新娘休息室、跟音控室等),每個人在什麼時候,應該在哪裡,拿什麼東西,做什麼事,可以列在流程表上,到時負責的人按表操課,可以確保流程的順暢。

最後,由於新人自己當天從開始作造型,就像是被絲線操控的木偶一樣,照流程上的「作息」跑,在場能下決策的,是總招待 (飯店當天有事也是找總招待),所以請務必在事前與總招待做充份的溝通,讓他對可能發生的狀況和新人想要的處理方式所有了解,並給予他充份的授權,讓他處理會場臨時發生的狀況。我們就很感謝所找的兩位總招待,負責任,冷靜,對婚宴流程有充份了解,對突發狀況也有經驗。沒有他們,當天的活動進行不會如此的順暢。

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