也再談簡報

看到 Fred 的 《再談簡報內容多與少》,本來想到很久之前所寫的《Takahashi 適不適合我?》,後來又覺得怪怪的,只好再試著寫些東西出來整理自己的思緒。

勝興車站 (by PipperL)
<我家的文旦還沒吃完….>

的確,我非常同意投影片千萬不要「不必要的多」。然而什麼是必要、什麼是不必要,這就因場合而論了。在我身邊大部份的場合裡,數據、圖表、實驗結果、分析照片的比例占了報告中大部份的比例,反倒是小抄和動畫/插圖寥寥無幾。在這個「有數據說話比較大聲」的場合,往往幾張數據圖表就可以叫大家安靜下來。也因此,我自己在 40~ 50分鐘的簡報裡,大概靠 20 張投影片就可以搞定。然而這 20張投影片裡大概會有 35 張左右的圖表,也就是每張投影片會有一到兩張的圖表數據。累積下來,其實是一個很可觀的資訊量。因此,要說份量多還是少,我個人認為還是偏多。

會把資訊量提高到這麼高,還有另外一個原因:簡報當報告用。在我的產業裡,簡報(也就是 power point 檔)是被拿來當作是報告的格式之一。你跟老闆用投影片報告你的實驗構想、規劃、結果和分析;老闆則是拿你的投影片整理之後再去跟他的老闆報告。就這樣一路向上。所以許多的資訊就算是準備用口頭解釋,也必須在投影片上留下適當的「圖說」,否則就像老闆說過的:「一個月之後,當我打開這一頁的時候,我怎麼知道你要表達的是什麼?」

也因為這樣,高橋流單張投影片的資訊太少,會造成老闆「整理/濃縮」投影片的困難。試想,一份一兩百張投影片的高橋流簡報,老闆要怎麼樣花最少的時間整理成他的報告?

因為上述的因素,我常用的簡報方式,其實就是老闆的簡報方式。我常用的投影片格式,其實就是老闆的投影片格式。我每一頁所放的資訊密度,就是老闆不用再剪貼,直接挑好哪幾張投影片可用的資訊密度。甚至我會依據老闆的需求,適度地放進幾張乍看之下重覆,但其實是濃縮簡化過的 summary 頁,這些頁面適合作為老闆的報告之用。

那麼,什麼時候我才會用高橋流,什麼時候才會用傅大的「 impression」流呢?

其實在簡報過程中最重要的,只有一個雙關字,叫做「impression」。意思是:

  • 吸引觀眾注意、獲得觀眾欣賞(to impress);
  • 讓觀眾理解內容、並且留下印象(impression)。

我審視自己所處的環境之後,只有兩個機會:
1. 針對大老闆的簡報:大老闆對數據的細節不見得感興趣,也對過高的資訊密度反感。這個時候,強烈的 impression 反倒是最重要的,不管是對於你的簡報 impressive,還是對於你的 project impressive,亦或是對你這個人 impressive,都是蠻不錯的一件事。

2. 針對一整群聽眾的入門簡介:在這個情境之下,技術的深度已經不是重點和決勝關鍵,引起聽眾的興趣,吸引注意、留下印象才是重點。

在會社裡,我只有看過一次高橋流,印象非常非常深刻。數百張投影片在短短的十來分鐘就講完,每張投影片約數秒到十來秒,講的還是技術飽滿的題目。雖然我除了佩服之外,別無二字,但也察覺他的每張投影片其實真的細究,技術細節都還是有的,只是他都故意略過不談。也因此大部份的人聽完後,對技術內容並不會有任何印象 (除非像我事後再去細看他的投影片),大部份留下的,只有驚嘆。這可能反而是他的原意。可惜,我只見過他這樣表演過一次,以後大概也不會再看到他表演了。

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