也再談簡報

看到 Fred 的 《再談簡報內容多與少》，本來想到很久之前所寫的《Takahashi 適不適合我?》，後來又覺得怪怪的，只好再試著寫些東西出來整理自己的思緒。

<我家的文旦還沒吃完….>

的確，我非常同意投影片千萬不要「不必要的多」。然而什麼是必要、什麼是不必要，這就因場合而論了。在我身邊大部份的場合裡，數據、圖表、實驗結果、分析照片的比例占了報告中大部份的比例，反倒是小抄和動畫/插圖寥寥無幾。在這個「有數據說話比較大聲」的場合，往往幾張數據圖表就可以叫大家安靜下來。也因此，我自己在 40~ 50分鐘的簡報裡，大概靠 20 張投影片就可以搞定。然而這 20張投影片裡大概會有 35 張左右的圖表，也就是每張投影片會有一到兩張的圖表數據。累積下來，其實是一個很可觀的資訊量。因此，要說份量多還是少，我個人認為還是偏多。

會把資訊量提高到這麼高，還有另外一個原因：簡報當報告用。在我的產業裡，簡報(也就是 power point 檔)是被拿來當作是報告的格式之一。你跟老闆用投影片報告你的實驗構想、規劃、結果和分析；老闆則是拿你的投影片整理之後再去跟他的老闆報告。就這樣一路向上。所以許多的資訊就算是準備用口頭解釋，也必須在投影片上留下適當的「圖說」，否則就像老闆說過的：「一個月之後，當我打開這一頁的時候，我怎麼知道你要表達的是什麼?」

也因為這樣，高橋流單張投影片的資訊太少，會造成老闆「整理/濃縮」投影片的困難。試想，一份一兩百張投影片的高橋流簡報，老闆要怎麼樣花最少的時間整理成他的報告?

因為上述的因素，我常用的簡報方式，其實就是老闆的簡報方式。我常用的投影片格式，其實就是老闆的投影片格式。我每一頁所放的資訊密度，就是老闆不用再剪貼，直接挑好哪幾張投影片可用的資訊密度。甚至我會依據老闆的需求，適度地放進幾張乍看之下重覆，但其實是濃縮簡化過的 summary 頁，這些頁面適合作為老闆的報告之用。

那麼，什麼時候我才會用高橋流，什麼時候才會用傅大的「 impression」流呢?

其實在簡報過程中最重要的，只有一個雙關字，叫做「impression」。意思是：

• 吸引觀眾注意、獲得觀眾欣賞（to impress）；
• 讓觀眾理解內容、並且留下印象（impression）。

我審視自己所處的環境之後，只有兩個機會：
1. 針對大老闆的簡報：大老闆對數據的細節不見得感興趣，也對過高的資訊密度反感。這個時候，強烈的 impression 反倒是最重要的，不管是對於你的簡報 impressive，還是對於你的 project impressive，亦或是對你這個人 impressive，都是蠻不錯的一件事。

2. 針對一整群聽眾的入門簡介：在這個情境之下，技術的深度已經不是重點和決勝關鍵，引起聽眾的興趣，吸引注意、留下印象才是重點。

在會社裡，我只有看過一次高橋流，印象非常非常深刻。數百張投影片在短短的十來分鐘就講完，每張投影片約數秒到十來秒，講的還是技術飽滿的題目。雖然我除了佩服之外，別無二字，但也察覺他的每張投影片其實真的細究，技術細節都還是有的，只是他都故意略過不談。也因此大部份的人聽完後，對技術內容並不會有任何印象 (除非像我事後再去細看他的投影片)，大部份留下的，只有驚嘆。這可能反而是他的原意。可惜，我只見過他這樣表演過一次，以後大概也不會再看到他表演了。

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