玩簡報 之一:用五分鐘講完別人花三十分鐘還講不完的提案

因應 2013 年的新願望,我決定開始實驗性的練習比較不傳統的簡報方式。

之前在會社已經玩過高橋流了,但是是在比較不那麼傳統的場合,台下也不是那麼傳統的觀眾。

Wabi-Sabi / 宅寂

這次,是一個莫名奇妙對 VP 的提案。說是莫名奇妙的提案,主要是因為那個所謂的「提案」,我們團隊早就做了好一陣子了。然後有一天,突然接到指示,要我去跟 VP 提案。拜託,都吃到主餐還要回頭吃前菜,順序會不會太亂了啊?

況且提案過了,團隊會三天兩頭被 review 進度,可能還會有一堆嘴巴一堆手伸進來,聽起來好像沒什麼利多可言。提案不過,團隊反而可以安安穩穩地繼續做手上的案子。難怪幾個團隊私底下在聊,不是每個團隊都是那麼的積極,如果說提案不過反而對專案的進行是一件好事。不過我的目標是去玩簡報,順便記得不要讓老闆丟臉,所以反而花了更多時間準備。

簡報的時間是10分鐘,根據經驗和這次的策略,我把目標時間定在五分鐘。被指示要簡報的涵蓋內容簡直是包山包海,安排會議的幾個主管每個人給個一兩條,加起來就很恐怖了,什麼市場分析、競爭對手現況、優勢利基、如何取得領先、技術特色、挑戰、SWOT、目標設定、時程、如何展開…… 一大堆的。

10分鐘說的完才有鬼。

因為10分鐘的限制,所以後來又多了一條:「請把投影片控制在5頁。」

立意是很好,但是跟前面的「涵蓋內容項目」合在一起,就變成硬擠在箱子裡的鐘樓怪人了。如果乖乖地照做,把一堆內容擠在五張投影片,一頁 SWOT 有上百個字,優勢挑戰列了十幾二十條,光照著字面上念完都不止十分鐘。

所以這次玩簡報,第一個挑戰,在「去蕪存菁」,在捨去不必要、不重要的枝節。

我決定,要被捨去的,是那些經由第三人之口所指示,要簡報的涵蓋範圍。畢竟那是下面的人「揣摩上意」所列出來的,就算是從 VP 口中親口說出來的,也不一定是他真正想知道的。但他真正想知道的,應該是被藏在這些範圍裡。在這五分鐘內,我打算只回答他一個問題,就是回答他真正想知道的那個問題。用前三頁的時間,帶著他去問出個那我事先就設定好的,藏在他心中的問題。最後兩頁,則回答他的問題。

這個簡報,花最多的時間,就是在找出那個問題。

為此,我花了一些心思去了解脈絡。我在意的不是「要提案」這個結論,而是在下達「要提案」的指示的當天,到底發生了什麼事。然後,我(自以為是地) 找出並設定好這個問題  — 「這個案子領先在哪裡?」 而這個問題背後的問題則是 「資源有限,為什麼我要花錢投資你們去 GO 這個案子?」

找出問題之後,再來就是自導自演一部微電影了。

五分鐘,五張投影片。

這五張投影片,不說 SWOT、不做傳統的市場分析、不說明「如何」取得領先、不說明技術細節特色、不說明時程等等……….只回答一個問題:「這個案子領先在哪裡。」

以前,我都是在腦中描繪出這五張投影片,然後直接在 powerpoint 上把投影片「畫」出來。這一次,我試著照「視覺溝通的法則」的建議,準備了一堆便條紙,每一張想一個 idea,先羅列出來,然後開始捨棄/整合,慢慢把故事拼湊出來,再畫出「分鏡圖」,最後把分鏡圖變成劇本,五張投影片,就是五幕。

我的投影片。
這,就是我這一次的「分鏡圖」。

細心的人,應該會發現照片中多了一張。沒錯,割捨到最後,竟然有一張怎麼刪都刪不掉。如果沒有先把這分鏡圖畫出來,那麼我如果直接做投影片,應該會被這多出來的一張搞的三心二意。

當然最後,我還是捨棄了其中的某一張。

五張投影片,五幕。

第一張投影片,用最近耶誕節市場上的一個故事,勾起聽眾的興趣。 (而不是傳統的市場分析)
第二張投影片,引出要解決的難題,偷偷暗示了「資源有限,但是這個問題值得你投資」。
第三張投影片,說明這個專案要在這個難題上領先。
第四張投影片,比較一下設定的目標跟自己/別人現況的比較,回答了「這個案子領先在哪裡」的問題。
最後一張投影片,總結這個專案的目標。

五張投影片,一個問題。一個讓我去冒險地猜測的,那唯一的問題。結果,不同於又臭又長的「涵蓋範圍項目」,我猜中那個核心問題,然後順利且成功地完成這次的提案簡報。

這次,我又是怎麼評估成功與否呢?

第一,被打斷的次數和時間愈少愈好。
第二,能準時在控制的時間內完成
第三,會後需補充回答的問題數量愈少
第四,提案通過 (不是有條件通過的環評)
最後一個,也是最重要的目的:我有玩到簡報。

還有一件事:從頭到尾竟然沒有人想到要問我:「你怎麼沒有涵蓋 XXX 項目/分析?」

看來大家都累了。 XD

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