用萬用手冊作GTD

身為一個菜鳥上班族,用著公司制式化標準的電腦 (聽同事說連 Firefox 都不能灌),看著電腦裡的 Outlook 發呆,想著要怎麼用裡頭的行事曆和待辦事項來做 GTD。這跟我平常慣用的 Palm PDA + Bonsai + Becky 完全不同,此外再加上公司有著一定程度的資訊管制,像USB啦、照相機啦等等,為了避免風波,以及避免上班時候的工作事項滲透到我下班後的行事曆及生活,我決定在上班時改用另外一套GTD工具。

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用 Gmail 作 GTD:GTDGmail

好久,好久,沒有寫GTD相關的東西了…….

43 Folders看到的:GMail + GTD = GTDGmail

GTDGmail 是一個 Firefox的extension,主要是用Gmail這個服務的一些特色,來作為GTD的一個實踐輔助軟體。

這個 extension 利用了 GMail 的一些特色,包括 label(標籤),coversation(會話群組)等來快速把GTD需要的功能給實作出來。當然, GMail本身就可以作為一個很好的Inbox collector,尤其是當你很倚賴Email時。再說,Gmail的大容量和內建的搜尋功能也都很適合GTD,信件夾檔則可以用來存放其他類型的資料和文件。這樣子想一想,似乎還比我現有的solution來的方便和簡單。

以下呢,是我試用 1.11版的小教學,有興趣的人可以一起玩玩看。

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我的備份SOP

看到了 Portnoy 慘痛的 “ [本格訊]傳嘉義民雄某大學研究生疑似熬夜重灌電腦“,想到我今天才又當了一次好人,重灌好一台Asus的laptop,正好來說說我的備份機制好了。

備份這種事情,通常是要痛過才會真的有警覺心,我自己身處曾經痛過的一員,所以逼著給自己訂了一個 backup SOP,就像定期定額買基金一樣,一次花一點點時間買個心安。為什麼說買心安呢,因為我還沒有足夠的膽量去把所有備份起來的東西都倒回去,看看是不是真的可以回復成原來的狀態。只有在某些不幸發生時,才有機會試試其中某些備份是不是真的有用。

下面,就來說說看我自己的備份機制。

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用 Becky 輕鬆處理信件

來談談我用Becky輕鬆處理信件的心得吧。

首先,進來的信件,尤其是像 PCHome這種廣告信超多的免費信箱,透過 SpamPal去收,將大部份的廣告信在信件的標頭(而不是標題)裡標上SPAM的關鍵字。不選擇直接在標題加上[SPAM]字樣的原因是萬一誤判了會很麻煩。

接下來,信件被 Becky 收下後,由其強大的 Filtering Manager開始處理分類。被tag為SPAM的丟到 0.Spam 子目錄去,等待人工發落。各電子報依設定自動歸類到各子目錄去,該子目錄設定 “Ignore unread messages”(在子目錄的Property設定頁面中),避免未讀取的標記影響我處理信件優先順序的判斷。

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PDA 剪報夾

感謝 risumfiriri 邀請我加入PDA 剪報夾 的共同作者群。
這個網站主要是把看到的PDA新聞給隨手丟上去,讓其他對於PDA的「每日新知」有著無比飢渴的人(東張西望貌)可以免去每天瀏覽那麼多PDA相關網站、討論群的時間。有 newsgator/blogline/rss aggregator/rssreader的人,隨手把 rss 加入,倒是可以省下不少時間(尤其是像我這種懶人)。

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