用 Becky 輕鬆處理信件

來談談我用Becky輕鬆處理信件的心得吧。

首先,進來的信件,尤其是像 PCHome這種廣告信超多的免費信箱,透過 SpamPal去收,將大部份的廣告信在信件的標頭(而不是標題)裡標上SPAM的關鍵字。不選擇直接在標題加上[SPAM]字樣的原因是萬一誤判了會很麻煩。

接下來,信件被 Becky 收下後,由其強大的 Filtering Manager開始處理分類。被tag為SPAM的丟到 0.Spam 子目錄去,等待人工發落。各電子報依設定自動歸類到各子目錄去,該子目錄設定 “Ignore unread messages”(在子目錄的Property設定頁面中),避免未讀取的標記影響我處理信件優先順序的判斷。

再接下來,就是人的介入了,開始處理信件。Becky會將有「未讀信件」的子目錄/信箱用粗體表示,因此先選擇粗體的子目錄處理。由於電子報目錄已在之前設定為”Ignore unread messages”,因此不會影響處理的順序。如果信件可以在2分鐘信處理完畢(包括刪除/回信/執行動作)等,立刻處理,處理完信件就變成已讀。我也常常使用Becky替信件列表「上色」的功能,標記不同類型的信件。

如果信件必須花費較多時間,或是不能馬上處理,手動將該封信件丟回Inbox。

待所有子目錄信件處理完畢之後,回到Inbox(其實也是一個子目錄)。同樣處理掉可以馬上處理的信件,並在處理完之後歸檔至對應的子目錄。不能馬上處理的信件快速看過之後設定為已讀。也就是說,留在Inbox的信件都是要稍後處理的。在這裡要注意的是:如果信件的內容可以建立新的 Next Action/project/ tiny project 的話,我就會建立對應的流程,讓其進入我的GTD系統中,然後歸檔,而不會留在Inbox中等事情處理結束。只有像下列舉例的事項,才會留在Inbox裡等待處理:
1. 一個要花時間看的網址
2. 一封要花十分鐘以上回的信件(通常很少)
3. 非常緊急的信件。
4. 自己給自己的reminder(Becky的內建功能)

由於等待處理的信件全都留在Inbox裡,而Inbox又是每次收信完一定會造訪的位置,因此也不怕遺忘。我的Inbox信件數量通常都保持在7封以下,一旦有未讀的信,就會趕快處理掉。

常常看到有人Inbox裡上百封甚至上千封的信,已讀未讀、重要不重要、緊急不緊急夾雜在一起。有的人雖然有用資料夾歸檔,但是事務/專案的資料夾跟電子報的資料夾又混在一起,一眼望去,沒辦法在最快的時間找出未讀待處理的事項。這些,都是造成焦慮和效率不彰的原因之一。

利用Becky的功能和適當的處理信件流程,通常可以在很短的時間內,讓所有的「粗體字」消失,一眼望去非常清爽,也不會擔心有什麼事情沒有處理。少了焦慮,多了自在。這就是GTD的closed loop哲學。

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