用 Becky 輕鬆處理信件

來談談我用Becky輕鬆處理信件的心得吧。

首先,進來的信件,尤其是像 PCHome這種廣告信超多的免費信箱,透過 SpamPal去收,將大部份的廣告信在信件的標頭(而不是標題)裡標上SPAM的關鍵字。不選擇直接在標題加上[SPAM]字樣的原因是萬一誤判了會很麻煩。

接下來,信件被 Becky 收下後,由其強大的 Filtering Manager開始處理分類。被tag為SPAM的丟到 0.Spam 子目錄去,等待人工發落。各電子報依設定自動歸類到各子目錄去,該子目錄設定 “Ignore unread messages”(在子目錄的Property設定頁面中),避免未讀取的標記影響我處理信件優先順序的判斷。

再接下來,就是人的介入了,開始處理信件。Becky會將有「未讀信件」的子目錄/信箱用粗體表示,因此先選擇粗體的子目錄處理。由於電子報目錄已在之前設定為”Ignore unread messages”,因此不會影響處理的順序。如果信件可以在2分鐘信處理完畢(包括刪除/回信/執行動作)等,立刻處理,處理完信件就變成已讀。我也常常使用Becky替信件列表「上色」的功能,標記不同類型的信件。

如果信件必須花費較多時間,或是不能馬上處理,手動將該封信件丟回Inbox。

待所有子目錄信件處理完畢之後,回到Inbox(其實也是一個子目錄)。同樣處理掉可以馬上處理的信件,並在處理完之後歸檔至對應的子目錄。不能馬上處理的信件快速看過之後設定為已讀。也就是說,留在Inbox的信件都是要稍後處理的。在這裡要注意的是:如果信件的內容可以建立新的 Next Action/project/ tiny project 的話,我就會建立對應的流程,讓其進入我的GTD系統中,然後歸檔,而不會留在Inbox中等事情處理結束。只有像下列舉例的事項,才會留在Inbox裡等待處理:
1. 一個要花時間看的網址
2. 一封要花十分鐘以上回的信件(通常很少)
3. 非常緊急的信件。
4. 自己給自己的reminder(Becky的內建功能)

由於等待處理的信件全都留在Inbox裡,而Inbox又是每次收信完一定會造訪的位置,因此也不怕遺忘。我的Inbox信件數量通常都保持在7封以下,一旦有未讀的信,就會趕快處理掉。

常常看到有人Inbox裡上百封甚至上千封的信,已讀未讀、重要不重要、緊急不緊急夾雜在一起。有的人雖然有用資料夾歸檔,但是事務/專案的資料夾跟電子報的資料夾又混在一起,一眼望去,沒辦法在最快的時間找出未讀待處理的事項。這些,都是造成焦慮和效率不彰的原因之一。

利用Becky的功能和適當的處理信件流程,通常可以在很短的時間內,讓所有的「粗體字」消失,一眼望去非常清爽,也不會擔心有什麼事情沒有處理。少了焦慮,多了自在。這就是GTD的closed loop哲學。

“用 Becky 輕鬆處理信件” 有 11 則留言.

  1. 我也用過spampal, 設定不是那麼好設定,一定要稍有經驗的人才有辦法做。
    現在改用gmail, 所有的動作都可以在上面做,spam mail 的準確度極高。

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  2. 我以前也用 Becky + POPFile(另一套類似spampal但是有中文),不過現在已經改用雷鳥了,畢竟內建廣告信過濾的收信軟體比再加灌軟體方便吧。記得 Becky 好用的功能除了上色分類之外,可以預覽標題收信並直接在伺服器殺信也是我常用的功能,因為過濾軟體都是收下來後再處理,就好像把公司垃圾帶回家後再派傭人分類拿去扔,有點不太爽。

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  3. hsuming:
    是的,預覽標題收信的確非常好用,不過每個信箱都要執行一次,有些麻煩。因此我使用這功能的時機大多是人在外面,沒有寬頻網路可用的時候,再上去自己挑選要收下的信件,並砍除廣告信 🙂

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  4. Hi, PipperL,

    我是 Becky 長期的使用者 (更早則使用 Eudora);一個沒有資訊背景的一般使用者。

    透過 Google 搜尋不經意發現了你的網誌,不曉得可不可以請教關於 Becky 使用上的一些問題?

    我的問題是如何升級 Becky?可以在不必移除舊版程式的情況下,直接安裝新程式嗎?還是一定得先進行解安裝?我在說明文件裡找不到相關說明。(以上均指 2.0 以後的版本升級)

    無論你是否有空回覆,先要謝謝你花時間閱讀這則訊息。:)

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  5. PipperL:

    謝謝你的經驗分享!

    P.S.

    我也用 Becky 的 Filtering Manager 來處理 spam mail 的問題,只不過我是直接丟入 Trash。:)

    由於 Becky 有 Empty Trash 的指令 (pop-up manu 中也有相同指令),讓我可以快速地刪除所有 spam mail。

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  6. PepperL:

    感謝您的分享,我也是Becky的愛好者,看到你的blog中有提到可以將信件列表上色,因為我現在發現未閱讀的信件即使用粗體來顯示也是不明顯(改用了微軟正黑體的關係),所以想請教您怎麼將信件列表上色或者更換未閱讀信件標題的顏色?謝謝:)

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  7. KnightChang:
    你可以在信件列表中信件的前頭按右鍵(如下圖所示),即可替信件上色。如果說游標再往前移一點,還可以改變信件的重要程度(這就由你去試了)
    如何在Becky 的信件列表中替信件上色

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  8. @Chiu:
    我現在仍然在使用 Becky 作為我的信件處理/管理軟體。應用目前當然沒有什麼問題。

    而且….他們還在持續改版中! 雖然沒有什麼太大的功能變革,不過不定時的都會釋出除錯以及更穩定的版本。

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  9. 我也是Becky的長久用戶,因為它的功能實在是相當豐富,曾經試著去
    http://en.wikipedia.org/wiki/Comparison_of_e-mail_clients
    找有沒有更好的E-mail client,但是看過或試過這些軟體之後,怎樣都覺得沒有Becky來得好。

    並不是說Becky沒有缺點,只是相比之下,它的缺點有的可以用外掛來解決,
    有的其實不能說是缺點,而是說沒有某項功能的優點。

    上面有提到擋廣告,大部分的人因為這項功能而選用Thunderbird,但是因為某些功能的缺乏讓
    我再怎樣也不願再用它。擋廣告信我是外裝POPFile,這套軟體經過長時間的訓練之後,信件誤
    判率極低,目前正確率在98.5%左右,個人感覺和GMail相當。再說,它有中文說明,設定簡易,
    可以輕易套用到所有的收信軟體。

    Becky還有一項缺點就是,html郵件的撰寫,相比於其他的收信軟體的能力,這個缺點實在有點
    可惜。不過好在我不常用html格式寄信,而且真的要寄的時候,都是很簡單的狀況。

    GMail有一項功能,是mail tagging,這個功能我覺得是信件分類的王牌概念,它可以讓一封信
    有許多不同的標籤,類似del.icio.us的書籤整理概念,於是你在搜尋信件時,可以簡單地用標
    籤當做搜尋條件。目前我找不到任何收信軟體有這個功能,期待Becky有一天也會將它加進去。

    還有一個Becky的缺點(嚴格說這不是它的錯),就是使用者社群太小,常常去google要找相關的
    論壇,偏偏沒有幾個,而且裡面的討論串也不熱烈,主要原因可能是日本人寫的軟體,加上設定
    的多樣性(說穿了就是可以很複雜),所以才嚇跑一堆人。

    上面在擔心它是老軟體,其實不用怕,它的更新速度(bugfix)相當的快,通常一兩個月就會看到
    小改板,再說它好像是終生license,而且更新版本時只要將zip檔解開直接蓋到安裝資料夾下,
    其他設定都不用再打,和原來一樣。

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